Planeje sua estratégia de treinamento do usuário final antes da implantação do software

Planeje sua estratégia de treinamento do usuário final antes da implantação do software

Gerentes e departamentos de TI freqüentemente se apressam a implantar o software mais recente e melhor sem considerar a necessidade de treinar os usuários finais em seu uso. Uma estratégia escalável de treinamento para o usuário final tornará a sua nova implantação de software uma experiência mais rentável e mais feliz para todos os envolvidos.

Empresas de todos os tamanhos gastam uma quantidade significativa de seus orçamentos de TI em software. Novos sistemas operacionais de desktop podem aprimorar a segurança e executar aplicativos mais sofisticados e esses novos aplicativos podem automatizar tarefas previamente feitas manualmente ou proporcionar uma execução mais fácil e rápida de tarefas anteriormente executadas usando software mais antigo, aumentando assim a produtividade. Mas você não verá os benefícios da linha de fundo dessas atualizações, a menos que os usuários finais do software possam fazer a transição com êxito. É por isso que é importante planejar uma estratégia de treinamento do usuário final antes de lançar um novo software e certificar-se de que o plano é escalável para que ele possa crescer com sua empresa.

Definição de metas de treinamento

Seu primeiro objetivo em fornecer treinamento de software para usuários finais está minimizando quaisquer perdas de produtividade associadas à transição de software. Isso significa que você tem que, o mais rápido possível, levá-los até o nível de habilidade necessária para fazer seus trabalhos, pelo menos, com a mesma rapidez e precisão como eles estavam fazendo com o software antigo (ou métodos manuais). Em seguida, na próxima fase, você deseja que o software ajude os usuários a fazer seus trabalhos mais rapidamente, com precisão e / ou com segurança do que antes.

É importante ser realista sobre os prazos em que você espera alcançar esses objetivos. Esses prazos dependerão da complexidade do novo software, bem como do número de usuários que precisam de treinamento e de seus níveis iniciais de habilidade. Atualizar para uma nova versão do mesmo software já está sendo usado pode apresentar desafios especiais. Espera-se que o treinamento prossiga mais rapidamente porque os usuários já estão familiarizados com uma versão anterior. No entanto, se houver muitas alterações na nova versão ou tiver uma interface muito diferente (como a "fita" no Office 2007 que irá substituir os menus e barras de ferramentas que os usuários estão familiarizados com versões anteriores), os usuários podem realmente encontrar uma atualização Mais difícil do que mudar para um pacote de software completamente novo por causa de suas expectativas existentes.

Lembre-se que todos os pacotes de software não são criados iguais, e nem todos os usuários.

Avaliação das necessidades dos utilizadores finais

Um elemento importante na criação de seu plano de treinamento é avaliar o nível de habilidade técnica daqueles que irão realmente usar o software em uma base diária. Alguns softwares, como um novo sistema operacional de desktop, podem ser implementados em toda a organização. Alguns programas de aplicação podem ser instalados apenas em um departamento específico (como software de contabilidade no departamento de finanças ou software de ilustração no departamento de design gráfico) ou apenas disponibilizados a funcionários com funções específicas (por exemplo, secretários ou chefes de departamento).

Em muitos casos, os usuários finais de software não são particularmente habilidosos tecnicamente, mas você pode ter diferentes níveis de habilidade técnica dentro de um grupo. É importante, nesse caso, fornecer diferentes níveis de treinamento. Os novatos técnicos precisarão de instruções mais detalhadas, passo a passo, no básico, enquanto que usuários de computadores mais hábeis irão rapidamente pegar o básico e se beneficiar de mais treinamento que mostre como usar recursos mais obscuros ou avançados do software. Tentando treinar os dois grupos juntos resultará em os noviços estão sobrecarregados e confusos e os usuários mais qualificados perdendo tempo que poderia ter sido gasto fazendo seu trabalho.

Métodos de entrega de treinamento

O próximo passo é avaliar os métodos de fornecer o treinamento necessário. Novamente, há vários fatores a serem levados em consideração:

Nível de habilidade do usuário, conforme determinado pela sua avaliação de necessidades

Número de usuários a serem treinados

Prazo para a implantação do software (e se você vai fazê-lo em fases ou em toda a organização ao mesmo tempo)

Existem vários métodos diferentes para oferecer treinamento, e você pode querer usar uma combinação destes, especialmente em uma grande organização. O menos eficaz é, infelizmente, o usado pela maioria das pequenas organizações e muitos maiores: o equivalente de TI de jogar o garoto na água e deixá-lo afundar ou nadar. De repente, o novo sistema operacional ou aplicativo aparece no computador do usuário final, talvez com uma cópia do manual, e cabe ao usuário descobri-lo ea mesa de suporte de TI da empresa para desvendar as confusões que o usuário recebe. Alguns melhores métodos de treinamento incluem:

Instrutor hands-on individual Um instrutor acompanha cada usuário individualmente através do processo de executar tarefas comuns e responde a perguntas. Este é o método mais caro, embora potencialmente o mais eficaz.

Um instrutor mostra os usuários como o software funciona e como executar tarefas comuns, com os usuários realizando as tarefas em uma sala de aula / laboratório. Cada usuário ou par de usuários tem um computador no qual praticar. Classes de 15 a 30 são muitas vezes eficazes.

Grupo de estilo seminário demonstração8212 Um instrutor mostra aos usuários como o software funciona e como executar tarefas comuns em uma demonstração ao vivo. Grupos de 20 a 50 são muitas vezes eficazes.

Treinamento Baseado em Computador (CBT) baseado em 8212CD ou on-line (baseado na Web) treinamento auto-paced que permite que os usuários finais completem lições interativas que os percorrem através dos processos de execução de tarefas comuns eo software testa-los em seu desempenho e compreensão .

Treinamento autônomo baseado em livro8212End-users concluem lições de exercícios sobre como executar tarefas comuns, muitas vezes ilustradas com screenshots.

Seja qual for o método de entrega escolhido, é útil primeiro realizar um programa de treinamento de um pequeno grupo selecionado de usuários que melhor representem a sua base de usuários. Isso ajudará você a identificar problemas e problemas com vários métodos de treinamento antes de se comprometer com um.

Criando um programa de treinamento

O treinamento do usuário final é mais efetivo e memorável se você o adaptar ao uso do software por sua própria organização, em vez de lições genéricas. Por exemplo, a instrução do Microsoft Word deve incluir exemplos de modelos reais que seus usuários estarão usando para seus documentos. Alguns elementos do seu plano de aula devem incluir:

A finalidade do software.

Tarefas que o usuário completará com o software

Como ele difere das versões anteriores ou produtos que está substituindo (se aplicável)

Problemas comuns que os utilizadores podem encontrar

Problemas de segurança relacionados ao software

Tornar seu programa de treinamento escalável

Um programa de treinamento escalável é flexível o suficiente para acomodar pequenos números de usuários (por exemplo, quando novos funcionários se juntam à empresa e precisam ser treinados no software) e grandes números (como é necessário em um lançamento de um novo produto em toda a organização ).

Você pode obter muitos dos benefícios do treinamento individualizado sem o alto custo, usando uma combinação de treinamento baseado em computador e seminário de estilo de treinamento onde os usuários podem fazer perguntas e praticar as habilidades com a orientação de um instrutor. CBT tem a vantagem de ser capaz de escalar para cima ou para baixo, dependendo do número de usuários que você precisa para treinar, e os usuários são capazes de prosseguir ao seu próprio ritmo, em vez de ter que acompanhar ou ser retido pelo resto do classe.

Planeje sua estratégia de treinamento do usuário final antes da implantação do software

Gerentes e departamentos de TI freqüentemente se apressam a implantar o software mais recente e melhor sem considerar a necessidade de treinar os usuários finais em seu uso. Uma estratégia de treinamento escalável para o usuário final fará com que sua nova implantação de software seja uma experiência mais econômica e mais feliz para todos os envolvidos.

Empresas de todos os tamanhos gastam uma quantidade significativa de seus orçamentos de TI em software. Novos sistemas operacionais de desktop podem aprimorar a segurança e executar aplicativos mais sofisticados e esses novos aplicativos podem automatizar tarefas previamente feitas manualmente ou proporcionar uma execução mais fácil e rápida de tarefas anteriormente executadas usando software mais antigo, aumentando assim a produtividade. Mas você não verá os benefícios da linha de fundo dessas atualizações, a menos que os usuários finais do software possam fazer a transição com êxito. É por isso que é importante planejar uma estratégia de treinamento do usuário final antes de lançar um novo software e certificar-se de que o plano é escalável para que ele possa crescer com sua empresa.

Definição de metas de treinamento

Seu primeiro objetivo em fornecer treinamento de software para usuários finais está minimizando quaisquer perdas de produtividade associadas à transição de software. Isso significa que você tem que, o mais rápido possível, levá-los até o nível de habilidade necessária para fazer seus trabalhos, pelo menos, com a mesma rapidez e precisão como eles estavam fazendo com o software antigo (ou métodos manuais). Em seguida, na próxima fase, você deseja que o software ajude os usuários a fazer seus trabalhos mais rapidamente, com precisão e / ou com segurança do que antes.

É importante ser realista sobre os prazos em que você espera alcançar esses objetivos. Esses prazos dependerão da complexidade do novo software, bem como do número de usuários que precisam de treinamento e de seus níveis iniciais de habilidade. Atualizar para uma nova versão do mesmo software já está sendo usado pode apresentar desafios especiais. Espera-se que o treinamento prossiga mais rapidamente porque os usuários já estão familiarizados com uma versão anterior. No entanto, se houver muitas alterações na nova versão ou tiver uma interface muito diferente (como a "fita" no Office 2007 que irá substituir os menus e barras de ferramentas que os usuários estão familiarizados com versões anteriores), os usuários podem realmente encontrar uma atualização Mais difícil do que mudar para um pacote de software completamente novo por causa de suas expectativas existentes.

Lembre-se que todos os pacotes de software não são criados iguais, e nem todos os usuários.

Avaliação das necessidades dos utilizadores finais

Um elemento importante na criação de seu plano de treinamento é avaliar o nível de habilidade técnica daqueles que irão realmente usar o software em uma base diária. Alguns softwares, como um novo sistema operacional de desktop, podem ser implementados em toda a organização. Alguns programas aplicativos podem ser instalados somente em um departamento específico (como software de contabilidade no departamento de finanças ou software de ilustração no departamento de design gráfico) ou apenas disponibilizados para funcionários com funções específicas (por exemplo, secretários ou chefes de departamento).

Em muitos casos, os usuários finais de software não são particularmente habilidosos tecnicamente, mas você pode ter diferentes níveis de habilidade técnica dentro de um grupo. É importante, nesse caso, fornecer diferentes níveis de treinamento. Os novatos técnicos precisarão de instruções mais detalhadas, passo a passo, no básico, enquanto que usuários de computadores mais hábeis irão rapidamente pegar o básico e se beneficiar de mais treinamento que mostre como usar recursos mais obscuros ou avançados do software. Tentando treinar os dois grupos juntos resultará em os noviços estão sobrecarregados e confusos e os usuários mais qualificados perdendo tempo que poderia ter sido gasto fazendo seu trabalho.

Métodos de entrega de treinamento

O próximo passo é avaliar os métodos de fornecer o treinamento necessário. Novamente, há vários fatores a serem levados em consideração:

Nível de habilidade do usuário, conforme determinado pela sua avaliação de necessidades

Número de usuários a serem treinados

Prazo para a implantação do software (e se você vai fazê-lo em fases ou em toda a organização ao mesmo tempo)

Existem vários métodos diferentes para oferecer treinamento, e você pode querer usar uma combinação destes, especialmente em uma grande organização. O menos eficaz é, infelizmente, o usado pela maioria das pequenas organizações e muitos maiores: o equivalente de TI de jogar o garoto na água e deixá-lo afundar ou nadar. De repente, o novo sistema operacional ou aplicativo aparece no computador do usuário final, talvez com uma cópia do manual, e cabe ao usuário descobri-lo ea mesa de suporte de TI da empresa para desvendar as confusões que o usuário recebe. Alguns melhores métodos de treinamento incluem:

Instrutor hands-on individual Um instrutor acompanha cada usuário individualmente através do processo de executar tarefas comuns e responde a perguntas. Este é o método mais caro, embora potencialmente o mais eficaz.

Um instrutor mostra os usuários como o software funciona e como executar tarefas comuns, com os usuários realizando as tarefas em uma sala de aula / laboratório. Cada usuário ou par de usuários tem um computador no qual praticar. Classes de 15 a 30 são muitas vezes eficazes.

Grupo de estilo seminário demonstração8212 Um instrutor mostra aos usuários como o software funciona e como executar tarefas comuns em uma demonstração ao vivo. Grupos de 20 a 50 são muitas vezes eficazes.

Treinamento Baseado em Computador (CBT) baseado em 8212CD ou on-line (baseado na Web) treinamento auto-paced que permite que os usuários finais completem lições interativas que os percorrem através dos processos de execução de tarefas comuns eo software testa-los em seu desempenho e compreensão .

Treinamento autônomo baseado em livro8212End-users concluem lições de exercícios sobre como executar tarefas comuns, muitas vezes ilustradas com screenshots.

Seja qual for o método de entrega escolhido, é útil primeiro realizar um programa de treinamento de um pequeno grupo selecionado de usuários que melhor representem a sua base de usuários. Isso ajudará você a identificar problemas e problemas com vários métodos de treinamento antes de se comprometer com um.

Criando um programa de treinamento

O treinamento do usuário final é mais eficaz e memorável se você o adaptar ao uso do software por sua própria organização, em vez de lições genéricas. Por exemplo, a instrução do Microsoft Word deve incluir exemplos de modelos reais que seus usuários estarão usando para seus documentos. Alguns elementos do seu plano de aula devem incluir:

A finalidade do software.

Tarefas que o usuário completará com o software

Como ele difere das versões anteriores ou produtos que está substituindo (se aplicável)

Problemas comuns que os utilizadores podem encontrar

Problemas de segurança relacionados ao software

Tornar seu programa de treinamento escalável

Um programa de treinamento escalável é flexível o suficiente para acomodar pequenos números de usuários (por exemplo, quando novos funcionários se juntam à empresa e precisam ser treinados no software) e grandes números (como é necessário em um lançamento de um novo produto em toda a organização ).

Você pode obter muitos dos benefícios do treinamento individualizado sem o alto custo, usando uma combinação de treinamento baseado em computador e seminário de estilo de treinamento onde os usuários podem fazer perguntas e praticar as habilidades com a orientação de um instrutor. CBT tem a vantagem de ser capaz de escalar para cima ou para baixo, dependendo do número de usuários que você precisa para treinar, e os usuários são capazes de prosseguir ao seu próprio ritmo, em vez de ter que acompanhar ou ser retido pelo resto do classe.